株式会社 福田組
RPAツール WinActor
会社説明
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明治時代に新潟で創業し、建設業界において120年以上の歴史を誇る総合建設企業、株式会社 福田組様（以下、福田組様）。技術と信頼に裏打ちされた誠実なものづくりを大切に日本全国に活動拠点を広げ、常に新しい分野に挑戦されています。
今回は、福田組様にてRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入された当時の試行錯誤や、導入後の効果などについて伺いました。
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株式会社 福田組様
所在地：新潟本社／新潟県新潟市中央区一番堀通町3-10
創業：1902年1月
事業内容：総合建設業、不動産事業、開発事業ほか
ホームページ：https://www.fkd.co.jp/
導入システム：RPAツール「WinActor🄬」
導入年月：2019年6月
- 導入目的
- 煩雑な事務作業の効率化（時間短縮）を図りたい！
- 対象業務
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- 請求書処理業務（協力会社様からの請求書）
- 請求書の入力作業をIoTデバイスへ変更！
- データはRPAにより自動的に基幹システムへ連係！
- 契約書処理業務（協力会社様との契約書）
- 契約書の社内決裁をワークフロー化（ペーパレスを実現）
- ワークフロー承認後のデータは、RPAが基幹システムへ自動連係
- 請求書処理業務（協力会社様からの請求書）
- 効果
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- RPAを使用する事により業務の標準化を実現！
- 請求データの自動入力、ワークフロー導入により間接時間や業務時間の削減につながった！
- RPAによる自動化により業務の正確性が向上！
- 入力業務の軽減により作業時間が従来より約３割削減！
導入前の状況
─毎月大量の見積・注文・出来高・請求処理を手作業で─
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毎月月初に集中する月次処理は、担当部署にとって非常に負荷の高い業務でした。現場で紙の請求書を目視で確認・照合しシステムに手入力、その後拠点に戻ってから処理。これら一連の作業を完了するには移動などの間接時間も含め大変な時間と労力を要していました。
同様に紙ベースで行っている契約処理業務は、多い月には１つの現場で１００件以上にも及び多くの社員が携わっていました。業務は紙決裁とシステム決裁の二重決裁で対応時期に偏りがあり無駄な手間が多く生じていました。
当時の業務フロー
導入のきっかけ
─「なくならない非効率な手作業」の解消に向けて─
期限に追われながらも、手作業で処理しなければならない非効率な状況が常態化し、同じ業務でも担当者によって処理方法にばらつきが生じたり、業務の属人化も発生していました。
こうした課題を解消するため、多量の紙書類の処理を自動化する方法を検討し始めました。まずは属人化を解消するために業務プロセスのパターン化を試み、請求書・契約書のフォーマットの統一化を図りました。それでもシステムには人が手動で入力する必要がありました。これら一連の処理を自動化するための方法を模索していたところ、「WinActor🄬」に出会いました。
RPAツールには馴染みがありませんでしたが、無料ハンズオンセミナー（BSNアイネット主催※）に参加し、想像していたよりもシナリオを作るのは簡単であることを体感しました。「WinActor🄬」はメニューなど画面表示が日本語で、使いやすいことも後押しとなり、導入を決定しました。まずはトライアルライセンスで検証後、2019年6月頃にライセンスを購入しました。
※当社実施のハンズオンセミナーのお問い合わせはRPA担当（sangyo-rpa@bsnnet.co.jp）まで
導入の決め手となった点
導入効果
─非効率な手作業が減り全体的な業務改善に繋がった─
紙書類の内容を電子化したデータをRPAで処理することにより、これまでの定型業務に要していた時間を削減できたことに、一番の効果を感じました。レスポンス良くタイムリーな申請が可能になり、業務効率の改善にもつながりました。請求書処理・契約書処理のいずれの業務も、RPAによって大幅に改善され、今ではRPA無しの処理は考えられません。
RPAは、システム間連携の柔軟性にも優れています。基幹システムや業務システム、ERPなど複数のシステムを利用している企業は、ワンストップで業務工数を大幅に削減できるRPAに、一段と大きなメリットを感じられるのではないでしょうか。
RPA導入によって、業務量の標準化・属人化の解消に成功し、自動化対象の業務時間の削減の割合は導入前と比べると2割～３割にもなります。業務効率化・生産性向上をもたらす強力なソリューションとして、働き方改革実現の一助にもなっています。
請求書処理業務
契約書処理業務
今後の展望
今後発生する法改正等の外的要因で、社内システムに変更があったとしても、RPAは柔軟に対応できるため、シナリオを作り変えながら、持続的に活用していく予定です。また対応していく中で、 社内の業務がより効率的になるよう、RPAを適用する業務を徐々に増やしていき、活用を広げていきたいと考えています。
